En la actualidad, en cualquier sector o proyecto, la utilización de una herramienta de gestión es básica e indispensable. Estas herramientas son programas informáticos que van a ayudar a las empresas a optimizar tiempo y recursos proporcionando un mayor control y seguimiento sobre las tareas que realizan en su día a día. Como extra, además, y siempre dependiendo de la herramienta elegida, podemos ahorrar espacio o mejorar la seguridad de los datos.
En el sector de las reparaciones del hogar, una herramienta de gestión puede suponer una gran diferencia y más aún, en momentos de picos de trabajo. Las condiciones meteorológicas o los cambios en el sector pueden provocar que la cantidad de asignación de siniestros por parte de las compañías aseguradoras varíe y este tipo de situaciones son más asimilables trabajando con una herramienta de gestión que nos aporte control, automatización y seguridad.
- Identificar nuestras necesidades
A la hora de buscar un sistema de gestión para nuestra empresa o negocio, debemos tener claro qué es lo que necesitamos. El primer paso en este proceso es identificar claramente las necesidades de la empresa, los puntos en los que nos interesa mejorar en cada departamento y cada proceso. Para las empresas de reparaciones del hogar, el control de la tramitación del siniestro y sus costes son dos puntos importantes para la toma de decisiones.
- Definir los procesos de nuestro negocio
Con el objetivo de pedir una demo a las posibles herramientas de gestión que nos ofrece el mercado, el segundo paso sería definir nuestros procesos internos. Conocer estos procesos se basan en determinar cómo trabajamos o cómo nos gustaría trabajar, y así, basándonos en las necesidades que previamente teníamos definidas, establecer los puntos en los que la herramienta de gestión entraría en juego.
- Identificar los requisitos básicos
Siendo conscientes de la posibilidad de que ninguna herramienta actual del mercado pueda satisfacer todas las necesidades de nuestra empresa, es importante incorporar a nuestro plan, un listado de requisitos básicos. Este listado comprenderá aquellos elementos o procesos e imprescindibles, que necesitamos, o que nos gustaría incorporar a nuestra forma de trabajo.
- Evaluación de la herramienta
El cuarto paso está destinado a comparar las necesidades, procesos y requisitos con lo que el mercado ofrece, para dar así con la opción que más se ajusta a nuestra empresa.
- Identificar servicios básicos
No sólo es importante la evaluación de las funcionalidades de la herramienta, sino también los servicios extra que nos ofrecen o las condiciones de contratación. La seguridad de los datos, el coste de almacenamiento, los costes de implantación o el servicio de soporte y formación son claves a la hora de contratar una herramienta. Por muchas funcionalidades que nos ofrezca una plataforma de gestión, si por ejemplo la herramienta, debido a su seguridad, es susceptible de ser hackeada, nos podría salir caro a largo plazo. Invertir en un servicio completo supondrá una mayor rentabilidad.
