La implementación de un software de gestión de siniestros del hogar es un proceso complicado. Cuando una empresa de reparaciones del hogar contacta con nosotros, una de sus principales preocupaciones es el proceso de implantación. Cuánto tiempo tardarán en tramitar con Reparanet, cómo afectará a su empresa y sobre todo, cómo podemos ayudarles en el proceso son algunas de las preguntas que nos hacen.
Existen factores que pueden aumentar o disminuir la complejidad del proceso de implantación. El tamaño de la empresa, el número de empleados o los hábitos de trabajo en el día a día pueden afectar al tiempo de implantación.
Cada empresa es diferente y tiene unas necesidades específicas, por eso el modo en el que el proveedor tecnológico acompaña a la empresa será determinante para que la implantación sea un éxito.
Pero ¿qué conceptos clave debería tener en cuenta la empresa de reparaciones del hogar antes de comenzar el proceso?
Conceptos clave de la implementación de un software de gestión
- Involucración en el proyecto
Una herramienta de gestión afectará a todas las áreas de una empresa de reparaciones, es por este motivo, que todos los empleados deben participar en el proyecto. Involucrar a todos los empleados y comunicar las ventajas a largo plazo de la utilización del software favorecerá la facilidad en la implantación.
- Cubrir las necesidades básicas
Realizar una investigación previa sobre las herramientas del mercado y comparar funcionalidades es un paso básico. A la hora de contratar un software de gestión tenemos que asegurarnos que cubrirá las necesidades básicas de la empresa.
- Aceptar el periodo de adaptación
Cuando se implanta un sistema de este tipo, existe un periodo de tiempo en el que los usuarios continuarán trabajando con el sistema anterior a la vez que comienzan a manejar el nuevo software. Esto puede provocar la típica resistencia al cambio, por eso la unidad y el liderazgo son claves para continuar el proceso y confiar en la mejora a largo plazo.
- Colaboración con el proveedor del software
Es muy importante la colaboración entre el proveedor tecnológico y la empresa. No consiste simplemente en proporcionar unos datos y desentenderse. Cuánta más información proporcionemos sobre nuestro modo de trabajar en el día a día, mayor será la ayuda que recibiremos para que la herramienta se configure correctamente y se adapte a nuestras necesidades.
- Formación y soporte
Aprender a utilizar un software con muchas funcionalidades puede ser todo un reto. Y no todos los usuarios tienen el mismo proceso de aprendizaje y ni siquiera la misma familiaridad con la tecnología. El tiempo de aprendizaje es subjetivo y desde Reparanet nos gusta aportar todas las herramientas necesarias para que sea lo más personalizado posible.
¿Cuáles son las etapas en la implementación de un software de gestión de siniestros del hogar?
Etapas de la implementación
1. Consultoría
Durante la etapa de consultoría la comunicación entre la empresa y el colaborador del software es clave. La primera parte consiste en estudiar las necesidades y qué funcionalidades serían útiles para el día a día de las empresas de reparaciones del hogar. El periodo de prueba de la herramienta cobra una gran importancia en esta fase porque la empresa podrá comprobar todas las ventajas que aporta y cómo podrá adaptarla a sus procesos internos.
2. Configuración
Un primer paso para la configuración de la herramienta consiste es la carga básica de datos de la empresa, usuario o baremos. Por otro lado, también es importante activar las funcionalidades que mejor puedan ayudar a la empresa en la tramitación de siniestros del hogar, adaptando la herramienta de gestión a su manera de trabajar.
3. Instalación
Al ser un software de gestión de siniestros online esta etapa no consiste en una instalación física. La instalación se refiere al comienzo de trabajar en real con la plataforma. Se acaba el tiempo de prueba y los usuarios realizan su trabajo diario en el nuevo software.
4. Seguimiento
Una vez los usuarios comienzan a trabajar en real pueden surgir más dudas que deberán ser resueltas por el proveedor tecnológico. En Reparanet disponemos de un chat interno y diferentes canales de soporte y ayuda para acompañar a los usuarios de manera personalizada.
Sin embargo, en el proceso de implantación del software de gestión de siniestro del hogar pueden existir riesgos.
Riesgos en procesos de implementación
- Pérdida de interés por parte de los empleados que aumenta el tiempo de aprendizaje y adaptación a la herramienta
- Costes sorpresa adicionales que no estaban contemplados en la firma del contrato
- Errores de configuración y carga de datos. Aunque es un error que puede ser fácil de solucionar, los errores de configuración pueden causar problemas añadiendo complejidad en el uso del software.
- Problemas en el seguimiento. El proveedor tecnológico se retira y desaparece después de la fase de instalación. Los usuarios pueden sentirse frustrados y aumentar la resistencia al cambio.
Con todo esto, y a pesar de las complicaciones que puede suponer un cambio en la gestión, las ventajas de implementar un software de este tipo son incuestionables y pueden apreciarse a corto, medio y largo plazo. No dudéis en contactar con nosotros si tenéis cualquier duda o consulta sobre cómo Reparanet puede ayudaros en el proceso.
