Cuando en la tramitación de los siniestros del hogar la calidad del servicio es algo que ya se da por supuesto, son otros indicadores como la atención al asegurado, el tiempo de tramitación y los costes, los que marcan la diferencia entras las empresas de reparaciones. Y es esa diferencia la que estas empresas aportan a las diferentes compañías aseguradoras, siendo el punto de contacto entre ellas y el asegurado cuando ocurre un siniestro.
A continuación, vamos a exponer 5 claves que, desde nuestra experiencia con Reparanet, todas las empresas de reparaciones deberían tener en cuenta a la hora de gestionar los siniestros del hogar.
- Calendario sincronizado
Una de las claves a la hora de gestionar un volumen alto de siniestros, es la de trabajar con un calendario sincronizado. Todos los tramitadores de oficina deberían tener acceso a un mismo calendario para de esta manera sincronizar y coordinar todos los trabajos de todos los técnicos en la calle, de una forma rápida y eficaz. Un calendario sincronizado que además se encuentra en la nube posibilita una gestión más eficiente de los huecos de la agenda en caso de que surjan urgencias, y permite consultar en cada momento la situación actual. Conocer dónde se encuentran los técnicos trabajando y en qué fase del trabajo se encuentran de un solo vistazo es una gran ventaja a la hora de establecer prioridades o fijar rutas, y por tanto optimizar el tiempo y los recursos.
- Comunicación y coordinación con el equipo
Como punto dos, la comunicación y la coordinación de todo el equipo es indispensable a la hora de mantener el orden y el control en la tramitación de todos los expedientes. Esto favorecerá que en el caso de que haya cualquier emergencia aumente la capacidad de reacción de toda la empresa disminuyendo el número de llamadas telefónicas, ya sea por parte de los clientes, asegurado y compañías o por parte de los miembros del equipo.
- Información centralizada
Toda la información centralizada en una misma herramienta va a facilitar la gestión integral de la empresa. La utilización de diferentes herramientas para cosas como la tramitación, el contacto con los técnicos, la subida de fotos, la facturación a las compañías o el control de los rendimientos de los técnicos, ocasiona grandes problemas de rendimiento para la empresa y sobretodo pérdida de control. Calculamos que en empresas que no trabajan con ninguna herramienta de movilidad para operarios, el 30% de su tiempo de tramitación se destina a la gestión y clasificación de las fotos de los siniestros. Este porcentaje se reduciría notablemente con una aplicación como Reparanet.
- Registro y control de todo lo realizado sobre un expediente
La necesidad de dejar un registro de todo lo realizado sobre un expediente, es importante y a la vez esencial, no solo de cara a la tramitación actual del expediente, sino también como un método de evitar posibles problemas con asegurados y compañías a futuro.
- Integración con compañías para evitar duplicidades
La mayor parte del trabajo en una empresa de reparaciones se basa en el reporte en las webs de las diferentes compañías. Actualmente, la mayoría por no decir todas las compañías de seguros o asistencias han desarrollado una web de reporte (algunas incluso una aplicación para móviles) en el que el personal de oficina de las empresas de reparaciones tiene que reportar todo lo que se ha realizado. Cada trabajo, cada visita y cada contacto con el asegurado debe ir en una u otra web según la compañía que lo envía. ¿Cuál es el problema? Que la mayoría de las empresas de reparaciones trabajan con más de dos o tres clientes, con lo que el trabajo de oficina se duplica de forma continua. Herramientas como Reparanet, hacemos todo lo posible para crear estas integraciones que permiten trabajar desde una misma aplicación con todas las compañías, sin necesidad de tener que duplicar trabajo, permitiendo al tramitador que a la vez que reporta en su plataforma de gestión para poder llevar un control interno la empresa, también envíe la información a la compañía, sin retrasos o errores.
